CHÍNH SÁCH BẢO MẬT THÔNG TIN CÁ NHÂN

Đơn vị quản lý: HỘ KINH DOANH COPHIE
Website: https://cophiefashion.com/

HỘ KINH DOANH COPHIE (sau đây gọi là “COPHIE” hoặc “Chúng tôi”) tôn trọng quyền riêng tư và cam kết bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng khi truy cập, đăng ký tài khoản, tìm hiểu sản phẩm hoặc mua hàng trên website https://cophiefashion.com/.

Chính sách này quy định cách thức COPHIE thu thập, sử dụng, lưu trữ, bảo vệ và xử lý thông tin cá nhân; đồng thời hướng dẫn khách hàng thực hiện các quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật Việt Nam.

1. Mục đích và phạm vi thu thập thông tin

1.1. Mục đích thu thập

COPHIE thu thập thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết nhằm phục vụ các mục đích sau:

  • Tiếp nhận, xác nhận và xử lý đơn hàng thời trang của khách hàng.
  • Liên hệ xác nhận thông tin mua hàng, giao nhận, thanh toán, đổi trả, bảo hành và các vấn đề phát sinh liên quan đến đơn hàng.
  • Tư vấn sản phẩm, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng website.
  • Quản lý tài khoản khách hàng, lịch sử giao dịch và thông tin cần thiết để thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
  • Tiếp nhận, xác minh và giải quyết khiếu nại, phản ánh hoặc yêu cầu liên quan đến sản phẩm, dịch vụ và quyền lợi của khách hàng.
  • Phát hiện, ngăn chặn hành vi gian lận, giả mạo, truy cập trái phép hoặc hành vi vi phạm pháp luật.
  • Phân tích hoạt động truy cập để cải thiện giao diện, trải nghiệm mua sắm, chất lượng website và hoạt động kinh doanh.
  • Gửi thông tin về sản phẩm mới, chương trình ưu đãi hoặc hoạt động tiếp thị khi có căn cứ xử lý phù hợp và đáp ứng yêu cầu về sự đồng ý của khách hàng theo quy định pháp luật.
  • Thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế, lưu trữ hồ sơ và các nghĩa vụ pháp lý khác theo quy định.

1.2. Phạm vi thông tin thu thập

Tùy theo tính năng website và giao dịch thực tế, COPHIE có thể thu thập các nhóm thông tin sau:

  • Thông tin nhận dạng và liên hệ: họ tên, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ nhận hàng và các thông tin khách hàng chủ động cung cấp.
  • Thông tin tài khoản: tên đăng nhập, thông tin hồ sơ và dữ liệu cần thiết để quản lý tài khoản. Mật khẩu, nếu có, phải được bảo vệ bằng biện pháp phù hợp.
  • Thông tin đơn hàng: sản phẩm đã chọn, số lượng, kích cỡ, màu sắc, giá trị đơn hàng, địa chỉ giao hàng, trạng thái thanh toán, giao nhận và lịch sử giao dịch.
  • Thông tin trao đổi: nội dung khách hàng gửi qua biểu mẫu liên hệ, email hoặc các kênh hỗ trợ chính thức; thông tin cần thiết để giải quyết yêu cầu và khiếu nại.
  • Thông tin kỹ thuật: địa chỉ IP, loại trình duyệt, thiết bị, thời gian truy cập, trang đã xem, dữ liệu cookie và thông tin tương tự được ghi nhận khi khách hàng sử dụng website, tùy theo cấu hình kỹ thuật và lựa chọn của khách hàng.
  • Thông tin khác: dữ liệu cần thiết khác do khách hàng tự nguyện cung cấp hoặc được xử lý theo căn cứ hợp pháp để thực hiện giao dịch, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và tuân thủ pháp luật.

COPHIE không chủ động yêu cầu khách hàng cung cấp dữ liệu cá nhân nhạy cảm nếu không thực sự cần thiết. Khách hàng không nên gửi thông tin nhạy cảm hoặc giấy tờ cá nhân không cần thiết qua biểu mẫu liên hệ.

Việc cung cấp thông tin phải dựa trên mục đích rõ ràng và căn cứ xử lý phù hợp. Đối với trường hợp pháp luật yêu cầu sự đồng ý, COPHIE sẽ thực hiện việc xin đồng ý theo phương thức phù hợp, có thể kiểm chứng; không mặc nhiên coi việc khách hàng truy cập website là sự đồng ý cho mọi hoạt động xử lý dữ liệu.

2. Phạm vi sử dụng thông tin

Thông tin cá nhân được sử dụng trong phạm vi phù hợp với mục đích đã thông báo, bao gồm:

  • Xử lý đơn hàng, giao hàng, xác nhận thanh toán và hỗ trợ sau bán hàng.
  • Liên hệ với khách hàng về tình trạng đơn hàng, sản phẩm, đổi trả, bảo hành và các vấn đề liên quan.
  • Quản lý tài khoản, lịch sử mua hàng và các yêu cầu do khách hàng gửi đến.
  • Phân tích, thống kê và cải thiện chất lượng website, sản phẩm và dịch vụ.
  • Gửi thông tin quảng cáo, tiếp thị hoặc chương trình ưu đãi khi đáp ứng điều kiện pháp luật và lựa chọn của khách hàng.
  • Phát hiện hành vi bất thường, bảo vệ an toàn hệ thống và xử lý tranh chấp.
  • Cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp.
  • Thực hiện các mục đích khác đã được thông báo và có căn cứ xử lý hợp pháp.

COPHIE không bán dữ liệu cá nhân của khách hàng. Chúng tôi không sử dụng thông tin ngoài mục đích đã thông báo, trừ trường hợp khách hàng đã đồng ý hợp lệ hoặc pháp luật cho phép, yêu cầu.

Nếu phát sinh mục đích xử lý mới không tương thích với mục đích ban đầu, COPHIE sẽ thực hiện việc thông báo và xin sự đồng ý bổ sung khi pháp luật yêu cầu.

3. Thời gian lưu trữ thông tin

Thông tin cá nhân được lưu trữ trong thời gian cần thiết để thực hiện mục đích thu thập, xử lý giao dịch, hỗ trợ khách hàng và đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý.

Thời gian lưu trữ được xác định theo từng nhóm dữ liệu, căn cứ vào các yếu tố sau:

  • Thời gian khách hàng duy trì tài khoản hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ trên website.
  • Thời gian cần thiết để xử lý đơn hàng, giao nhận, đổi trả, bảo hành và giải quyết khiếu nại.
  • Thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán, chứng từ giao dịch và các hồ sơ khác theo quy định pháp luật.
  • Thời gian cần thiết để giải quyết tranh chấp hoặc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên.
  • Yêu cầu xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu hợp lệ của khách hàng, trong trường hợp không có căn cứ pháp luật để tiếp tục lưu giữ hoặc xử lý.

Khi thông tin không còn cần thiết cho mục đích xử lý và không thuộc trường hợp phải tiếp tục lưu trữ theo pháp luật, COPHIE sẽ thực hiện xóa, hủy hoặc áp dụng biện pháp xử lý phù hợp theo quy định.

Trong trường hợp khách hàng yêu cầu xóa dữ liệu, COPHIE sẽ xem xét và xử lý theo quy định pháp luật. Một số dữ liệu có thể cần tiếp tục được lưu giữ trong phạm vi cần thiết để thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giải quyết tranh chấp hợp pháp.

4. Tổ chức, cá nhân có thể được tiếp cận thông tin cá nhân

Thông tin cá nhân của khách hàng chỉ được tiếp cận trong phạm vi cần thiết, phù hợp với mục đích xử lý và quy định pháp luật. Các bên có thể được tiếp cận thông tin bao gồm:

  1. HỘ KINH DOANH COPHIE: cá nhân được phân công quản lý website, xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng, kế toán và thực hiện các công việc liên quan.
  2. Đơn vị vận chuyển: được cung cấp các thông tin cần thiết như họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng và thông tin giao hàng để thực hiện việc giao nhận.
  3. Đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán: được tiếp cận thông tin cần thiết để xử lý giao dịch thanh toán, đối soát hoặc hoàn tiền, tùy theo phương thức thanh toán được sử dụng.
  4. Đơn vị cung cấp dịch vụ kỹ thuật: đơn vị lưu trữ website, bảo trì hệ thống, bảo mật, hỗ trợ kỹ thuật hoặc cung cấp công cụ cần thiết cho hoạt động website, trong phạm vi công việc được giao.
  5. Đối tác cung cấp dịch vụ khác: chỉ trong trường hợp thực sự cần thiết cho hoạt động của website và có căn cứ xử lý dữ liệu hợp pháp.
  6. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: khi có yêu cầu hợp pháp hoặc trường hợp phải cung cấp theo quy định pháp luật.
  7. Tổ chức, cá nhân khác: khi khách hàng đã đồng ý hợp lệ hoặc việc cung cấp dữ liệu được pháp luật cho phép.

COPHIE yêu cầu các bên được tiếp cận dữ liệu sử dụng thông tin đúng mục đích, giới hạn quyền truy cập và thực hiện các biện pháp bảo vệ phù hợp. Việc cung cấp dữ liệu cho bên thứ ba không đồng nghĩa với việc cho phép bên đó tự do sử dụng dữ liệu ngoài phạm vi được giao hoặc căn cứ pháp luật cho phép.

5. Biện pháp bảo mật thông tin, dữ liệu

COPHIE áp dụng các biện pháp phù hợp nhằm bảo vệ thông tin cá nhân khỏi việc truy cập, sử dụng, tiết lộ, thay đổi, mất mát hoặc phá hủy trái phép. Các biện pháp được áp dụng tùy theo hệ thống và phạm vi dữ liệu thực tế, bao gồm:

  • Giới hạn quyền truy cập thông tin theo nhiệm vụ và phạm vi công việc.
  • Quản lý tài khoản truy cập, mật khẩu và quyền quản trị hệ thống.
  • Sử dụng các biện pháp bảo vệ kỹ thuật phù hợp đối với website, máy chủ và dữ liệu được lưu trữ.
  • Theo dõi, phát hiện và xử lý các dấu hiệu truy cập bất thường hoặc nguy cơ mất an toàn thông tin.
  • Lựa chọn và quản lý các đơn vị cung cấp dịch vụ có liên quan đến việc xử lý dữ liệu.
  • Sao lưu, khôi phục hoặc áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với khả năng của hệ thống.
  • Tiếp nhận và xử lý sự cố liên quan đến an toàn thông tin; thực hiện thông báo cho cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan khi pháp luật yêu cầu.

COPHIE không cam kết rằng mọi dữ liệu truyền qua Internet đều an toàn tuyệt đối. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp phù hợp để giảm thiểu rủi ro và xử lý sự cố theo quy định.

Khách hàng có trách nhiệm bảo vệ thông tin đăng nhập của mình, không chia sẻ mật khẩu hoặc mã xác thực cho người khác và thông báo kịp thời cho COPHIE khi phát hiện dấu hiệu tài khoản bị truy cập trái phép.

6. Phương thức, quy trình xem và chỉnh sửa thông tin cá nhân

Khách hàng có quyền yêu cầu xem, truy cập, cập nhật hoặc chỉnh sửa thông tin cá nhân của mình theo quy định pháp luật.

6.1. Cách thức thực hiện

Khách hàng có thể thực hiện theo một trong các phương thức sau:

  • Đăng nhập tài khoản trên website và chỉnh sửa các thông tin được hệ thống cho phép cập nhật.
  • Gửi yêu cầu thông qua biểu mẫu liên hệ trên website https://cophiefashion.com/.
  • Liên hệ với HỘ KINH DOANH COPHIE qua thông tin liên hệ chính thức được công bố trên website.

6.2. Quy trình xử lý

Bước 1: Khách hàng gửi yêu cầu, nêu rõ thông tin cần xem hoặc chỉnh sửa.

Bước 2: COPHIE tiếp nhận và có thể yêu cầu thông tin cần thiết để xác minh danh tính, quyền yêu cầu và phạm vi dữ liệu liên quan.

Bước 3: COPHIE kiểm tra yêu cầu, xác định dữ liệu có thể cung cấp hoặc chỉnh sửa và thông báo nếu cần bổ sung thông tin.

Bước 4: COPHIE thực hiện yêu cầu hợp lệ trong thời hạn theo quy định pháp luật và thông báo kết quả cho khách hàng. Nếu yêu cầu không thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần, chúng tôi sẽ giải thích lý do trong phạm vi pháp luật cho phép.

COPHIE xử lý yêu cầu theo thời hạn pháp luật hiện hành. Theo quy định áp dụng về bảo vệ dữ liệu cá nhân, việc phản hồi yêu cầu cung cấp hoặc chỉnh sửa dữ liệu được thực hiện trong thời hạn luật định; thời gian thực hiện có thể khác nhau tùy loại yêu cầu và trường hợp cần phối hợp với bên xử lý dữ liệu.

7. Phương thức, quy trình yêu cầu xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu

Khách hàng có quyền yêu cầu xóa, hủy, hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân hoặc thực hiện các quyền khác theo quy định pháp luật.

7.1. Cách thức gửi yêu cầu

Khách hàng có thể gửi yêu cầu qua biểu mẫu liên hệ trên website hoặc thông tin liên hệ chính thức của HỘ KINH DOANH COPHIE. Nội dung yêu cầu nên bao gồm:

  • Họ tên và thông tin liên hệ để phản hồi.
  • Thông tin tài khoản, đơn hàng hoặc dữ liệu liên quan để xác định phạm vi yêu cầu.
  • Nội dung yêu cầu: xóa, hủy, hạn chế xử lý hoặc nội dung khác.
  • Thông tin cần thiết để xác minh danh tính và quyền yêu cầu, nếu có.

Khách hàng chỉ nên cung cấp những thông tin cần thiết để xác minh và xử lý yêu cầu.

7.2. Quy trình tiếp nhận và xử lý

Bước 1: COPHIE tiếp nhận yêu cầu và ghi nhận nội dung, thời điểm nhận yêu cầu.

Bước 2: Xác minh danh tính, quyền yêu cầu và phạm vi dữ liệu liên quan khi cần thiết.

Bước 3: Kiểm tra căn cứ xử lý, nghĩa vụ lưu trữ và khả năng thực hiện yêu cầu theo quy định pháp luật.

Bước 4: Thực hiện xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu trong phạm vi được phép; đồng thời phối hợp với bên xử lý dữ liệu hoặc bên liên quan nếu cần thiết.

Bước 5: Thông báo kết quả cho khách hàng. Nếu không thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần yêu cầu, COPHIE sẽ thông tin lý do trong phạm vi pháp luật cho phép.

COPHIE xử lý yêu cầu trong thời hạn quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Theo quy định hiện hành, thời hạn phản hồi và thực hiện có thể khác nhau tùy loại yêu cầu; trường hợp cần phối hợp với bên xử lý dữ liệu hoặc bên thứ ba có thể áp dụng thời hạn tương ứng theo pháp luật.

Việc xóa hoặc hạn chế xử lý có thể không được thực hiện toàn bộ trong trường hợp dữ liệu phải tiếp tục lưu giữ hoặc xử lý theo yêu cầu pháp luật, phục vụ nghĩa vụ kế toán, thuế, giải quyết tranh chấp hoặc các căn cứ hợp pháp khác. Trong những trường hợp này, COPHIE sẽ giới hạn phạm vi xử lý phù hợp và thông báo cho khách hàng khi cần thiết.

Đối với việc rút lại sự đồng ý, phản đối xử lý hoặc hạn chế xử lý dữ liệu, COPHIE tiếp nhận và xử lý theo quy định pháp luật áp dụng cho từng loại yêu cầu.

8. Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, yêu cầu, phản ánh về bảo mật thông tin

COPHIE tiếp nhận các thắc mắc, yêu cầu hoặc khiếu nại liên quan đến việc thu thập, sử dụng, lưu trữ, cung cấp và bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng.

8.1. Phương thức tiếp nhận

Khách hàng có thể gửi phản ánh bằng cách:

  • Sử dụng biểu mẫu liên hệ trên website https://cophiefashion.com/.
  • Liên hệ qua email, số điện thoại hoặc địa chỉ liên hệ chính thức được COPHIE công bố trên website.
  • Gửi yêu cầu bằng văn bản qua thông tin liên hệ chính thức của hộ kinh doanh.

8.2. Quy trình giải quyết

Bước 1 – Tiếp nhận: COPHIE ghi nhận nội dung phản ánh, thông tin liên hệ và thời điểm tiếp nhận.

Bước 2 – Xác minh: Kiểm tra thông tin, xác minh danh tính người gửi và thu thập các dữ liệu cần thiết để làm rõ vụ việc.

Bước 3 – Xử lý: Đánh giá nguyên nhân, xác định phạm vi ảnh hưởng và thực hiện biện pháp khắc phục phù hợp nếu phát hiện vi phạm hoặc nguy cơ mất an toàn dữ liệu.

Bước 4 – Phản hồi: Thông báo kết quả xử lý hoặc tình trạng giải quyết cho khách hàng qua phương thức liên hệ phù hợp.

Bước 5 – Khắc phục và phòng ngừa: Khi cần thiết, COPHIE điều chỉnh quy trình, quyền truy cập hoặc biện pháp bảo mật nhằm hạn chế nguy cơ tái diễn.

COPHIE tiếp nhận và xử lý yêu cầu trong thời hạn theo quy định pháp luật. Đối với các phản ánh thông thường, chúng tôi sẽ phản hồi trong thời gian hợp lý sau khi tiếp nhận đầy đủ thông tin; trường hợp phức tạp cần xác minh hoặc phối hợp với bên liên quan, khách hàng sẽ được thông báo về tình trạng xử lý khi phù hợp.

Nếu không đồng ý với kết quả giải quyết, khách hàng có quyền gửi yêu cầu xem xét lại hoặc thực hiện các quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và quyền khác theo quy định pháp luật.

Nếu xảy ra sự cố vi phạm dữ liệu cá nhân, COPHIE sẽ thực hiện các biện pháp xử lý, phối hợp và thông báo theo nghĩa vụ pháp luật áp dụng.

9. Cookie và dữ liệu kỹ thuật

Website có thể sử dụng cookie hoặc công nghệ tương tự để hỗ trợ hoạt động của website, ghi nhớ lựa chọn của khách hàng, duy trì phiên truy cập, cải thiện trải nghiệm và phân tích hoạt động truy cập, tùy theo cấu hình thực tế.

Khách hàng có thể quản lý hoặc xóa cookie thông qua cài đặt trình duyệt. Việc tắt một số cookie cần thiết có thể ảnh hưởng đến khả năng đăng nhập, giỏ hàng hoặc một số tính năng của website.

Đối với cookie hoặc công nghệ theo dõi cần có sự đồng ý theo quy định pháp luật, COPHIE sẽ thực hiện việc thông báo và xin sự đồng ý phù hợp trước khi sử dụng.

10. Quyền và trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng có các quyền đối với dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật, bao gồm quyền được biết, đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý trong trường hợp áp dụng, truy cập, chỉnh sửa, yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế xử lý, phản đối xử lý và khiếu nại hoặc yêu cầu bảo vệ quyền lợi của mình.

Khách hàng có trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác, cập nhật thông tin khi có thay đổi và chỉ cung cấp dữ liệu của người khác khi có căn cứ hợp pháp. Khách hàng không nên cung cấp mật khẩu, mã xác thực hoặc thông tin cá nhân không cần thiết cho bất kỳ cá nhân nào.

Việc khách hàng rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu xóa dữ liệu có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp một số tính năng hoặc hoàn thành giao dịch. COPHIE sẽ thông báo khi có ảnh hưởng đáng kể và xử lý yêu cầu theo quy định pháp luật.

11. Thay đổi chính sách bảo mật

COPHIE có thể cập nhật chính sách này để phù hợp với thay đổi trong hoạt động website, phương thức xử lý dữ liệu hoặc quy định pháp luật.

Phiên bản mới sẽ được công bố trên website cùng thời điểm cập nhật. Trường hợp thay đổi làm phát sinh mục đích xử lý mới hoặc cần sự đồng ý bổ sung, COPHIE sẽ thực hiện thông báo và xin sự đồng ý theo quy định pháp luật.

Khách hàng nên kiểm tra chính sách định kỳ để cập nhật các nội dung liên quan đến quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

12. Thông tin liên hệ

Mọi yêu cầu, khiếu nại hoặc phản ánh liên quan đến chính sách bảo mật, khách hàng vui lòng liên hệ:

  • Đơn vị quản lý: HỘ KINH DOANH COPHIE
  • Website: https://cophiefashion.com/
  • Kênh tiếp nhận trực tuyến: Biểu mẫu liên hệ trên website
  • Email: Theo thông tin liên hệ chính thức được công bố trên website
  • Số điện thoại và địa chỉ: Theo thông tin liên hệ chính thức được công bố trên website

COPHIE cam kết tiếp nhận và xử lý các yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân trên tinh thần tôn trọng quyền riêng tư, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về thương mại điện tử và bảo vệ dữ liệu cá nhân.